Что такое ERP-системы и чем отличается от CRM

ERP: Система планирования ресурсов предприятия

Enterprise Resource Planning (ERP), или система планирования ресурсов предприятия, - это программное обеспечение, предназначенное для оптимизации ключевых бизнес-процессов в рамках единой системы. Оно автоматизирует рутинные операции, обеспечивает доступ к актуальной информации и ускоряет принятие управленческих решений.

В большинстве компаний работает несколько подразделений, таких как бухгалтерия, отдел продаж, производственный цех, отдел кадров и другие. Обычно данные в этих отделах учитываются раздельно, что приводит к дублированию информации, путанице и сложностям при анализе. ERP-системы решают эти проблемы, объединяя данные из разных подразделений в единую платформу. Это позволяет сотрудникам работать с актуальными данными, экономить время на поиске информации и быстрее реагировать на изменения внутри компании.

ERP - это не отдельная программа, а набор решений, которые могут быть адаптированы под специфические потребности компании. В его состав входят модули для управления складскими запасами, закупками, управлением персоналом, производством и другими процессами. Компании могут выбирать необходимые модули или добавлять новые, чтобы система соответствовала их уникальным задачам.

Зачем компании внедряют ERP-системы

Основная цель ERP — объединить все важные бизнес-процессы предприятия в единой системе. Когда данные о продажах, закупках, финансах и персонале хранятся в различных программах или документах, легко упустить важные детали или получить противоречивую информацию. ERP решает эту проблему, собирая и структурируя данные из разных подразделений, что упрощает доступ к ним и делает бизнес-процессы более прозрачными.

Основные преимущества внедрения ERP:

• Снижение ошибок и уменьшение объема ручной работы. Автоматизация рутинных задач сокращает количество повторяющихся действий и минимизирует влияние человеческого фактора.
• Повышение эффективности. Хранение всех данных в одном месте и синхронизация процессов между подразделениями ускоряют работу и сокращают бюрократические процедуры.
• Прозрачность и контроль. Руководители могут в реальном времени получать актуальные показатели и оперативно реагировать на изменения.
• Гибкость и адаптация к изменениям. При изменениях на рынке или новых задачах ERP позволяет быстро перестроить бизнес-процессы.
• Поддержка роста компании. По мере расширения бизнеса можно легко добавлять новые модули, интегрировать дополнительные функции и эффективно управлять растущим объемом данных.

Применение ERP-систем в различных отраслях

ERP-решения востребованы в самых разных сферах, где необходимо управлять большим объемом данных, координировать работу подразделений и повышать прозрачность бизнес-процессов:

Энергетика и коммунальное хозяйство

В этой отрасли компании управляют множеством объектов и технических активов. ERP-системы помогают отслеживать состояние оборудования, планировать ремонтные работы, контролировать затраты и прогнозировать потребности.

Профессиональные услуги

Аудиторские, консалтинговые, инженерные и другие сервисные компании используют ERP для управления проектами, ресурсами и бюджетом. Система помогает отслеживать занятость специалистов, контролировать выполнение задач и анализировать рентабельность проектов.

Оптовая торговля и дистрибуция

В этой сфере управление запасами, логистикой и закупками играют ключевую роль. ERP-системы оптимизируют складские процессы, минимизируют излишки на складе и ускоряют обработку заказов. Они также обеспечивают прозрачность цепочки поставок и снижают операционные расходы.

Розничная торговля

Современная розничная торговля все чаще переходит в онлайн, и здесь особенно важна точность и актуальность данных. ERP-системы синхронизируют данные о складе, заказах, продажах и обслуживании клиентов. Они также позволяют анализировать поведение покупателей, повышать конверсию на сайте и оптимизировать процессы возврата товаров.

Производство

На производственных предприятиях ERP обеспечивает полный контроль над производственным циклом — от закупки сырья до отгрузки готовой продукции. Система помогает планировать загрузку производственных мощностей, учитывать издержки, контролировать качество продукции и своевременно выполнять заказы.

Логистика и транспорт

ERP-системы эффективно планируют и контролируют доставку товаров, оптимизируют маршруты и управляют складскими запасами. Централизованный учет перевозок и расходов позволяет компаниям снижать издержки, повышать точность выполнения сроков и улучшать обслуживание клиентов.

Какие задачи решает внедрение ERP-системы

• Внедрение ERP-системы предоставляет компаниям множество преимуществ:
• объединение данных из разных подразделений, устранение необходимости в разрозненных таблицах и файлах;
• автоматизация рутинных операций, что позволяет сотрудникам сосредоточиться на стратегических задачах;
• обеспечение прозрачности бизнес-процессов и доступ к ключевым показателям в режиме реального времени;
• оптимизация управления запасами и закупками, что снижает риски избыточных или дефицитных запасов;
• улучшение планирования производства и эффективное распределение ресурсов для соблюдения сроков и минимизации простоев;
• повышение точности финансовых отчетов и сокращение времени на их подготовку;
• улучшение координации между отделами за счет использования единых стандартов;
• снижение операционных затрат благодаря более рациональному использованию ресурсов;
• обеспечение гибкости для масштабирования бизнеса через добавление новых модулей и адаптацию к изменениям;
• упрощение контроля за выполнением проектов и соблюдением внутренних регламентов.

Недостатки ERP-систем

ERP-системы, несмотря на свои преимущества, имеют и ряд недостатков:

• Высокая стоимость. Внедрение полноценной ERP-системы требует значительных финансовых вложений, включая покупку лицензий, обучение персонала, настройку системы и возможные модернизации инфраструктуры.
• Длительный срок реализации. Процесс внедрения ERP может занять от нескольких месяцев до года, в зависимости от размеров компании, сложности ее структуры и количества необходимых интеграций.
• Изменения в бизнес-процессах. Для успешной работы ERP-системы часто требуется перестройка привычных процессов, что может вызвать сопротивление со стороны сотрудников и изменить порядок взаимодействия между отделами.
• Сложность в настройке и поддержке. Современные ERP-системы предлагают широкий функционал, но их настройка и обслуживание требуют наличия квалифицированных IT-специалистов.
• Риски при переносе данных. Миграция данных из старых систем может привести к ошибкам, дублированию информации и нарушению целостности данных.
• Зависимость от поставщика. В случае облачных решений контроль над системой и данными частично передается внешнему провайдеру, что может быть неприемлемо для компаний с высокими требованиями к безопасности.

Ограничения из-за санкций. В последние годы многие зарубежные ERP-системы стали недоступны для покупки и поддержки в России, что затрудняет получение обновлений и технической поддержки.

Типы ERP

На современном рынке представлены различные виды ERP-систем, каждая из которых обладает уникальными характеристиками и преимуществами. Рассмотрим три основных типа: локальные, облачные и гибридные.

Локальные ERP-системы

Эти системы устанавливаются на собственные серверы компании. Все данные и программное обеспечение находятся под контролем внутренней IT-команды, что обеспечивает высокий уровень безопасности и позволяет глубоко настраивать систему под конкретные нужды бизнеса. Локальные ERP-системы интегрируются с другими внутренними сервисами компании. Однако для их работы необходимы собственные IT-ресурсы, регулярные обновления, обслуживание и техническая поддержка.

Облачные ERP-системы

В облачной модели вся инфраструктура, обслуживание и обновления находятся под управлением поставщика ERP. Пользователи получают доступ к системе через интернет с любого устройства и из любой точки мира. Облачные ERP-системы отличаются высокой гибкостью, масштабируемостью и отсутствием затрат на покупку и поддержку физических серверов. Обычно они работают по модели подписки, а данные хранятся на защищенных серверах провайдера. Основной недостаток такой модели — данные размещаются за пределами компании, что требует доверия к поставщику.

Гибридные ERP-системы

Гибридные системы сочетают элементы локальных и облачных решений. Некоторые модули и данные размещаются внутри компании, другие — в облаке. Этот подход позволяет бизнесу сохранить контроль над критически важной информацией, одновременно используя облачные технологии для оптимизации остальных бизнес-процессов. Гибридные ERP-системы обеспечивают гибкость настройки под специфические потребности компании.

Структура ERP-систем

ERP-системы включают модули для планирования производства, управления запасами, контроля проектов и инструменты для электронной коммерции, маркетинга и автоматизации продаж. Компания выбирает необходимые модули в зависимости от потребностей. Современные ERP позволяют добавлять новые компоненты или адаптировать существующие. Единая система снижает ошибки, автоматизирует и делает процессы прозрачными.

Модули ERP включают:

Финансовое управление. Этот модуль отвечает за ведение бухгалтерского учета, обработку платежей, управление счетами и формирование финансовых отчетов. Он контролирует денежные потоки компании и предоставляет оперативную аналитическую информацию для руководства.

Управление персоналом (HRM). Модуль содержит данные о сотрудниках, отслеживает отпуска, больничные, графики работы и результаты аттестации. Он помогает анализировать кадровые тенденции и управлять развитием сотрудников.

Управление цепями поставок (SCM). Данный модуль контролирует путь материалов и товаров от поставщика до конечного потребителя. Он управляет запасами, планирует закупки и оптимизирует логистические процессы.

Модульная структура ERP: центральное «ядро» объединяет ключевые функции предприятия через модули (финансы/учет, закупки, склад, продажи, производство, HR, логистика).

ERP --- FIN [Финансы]
ERP --- ACC [Бухгалтерия]
ERP --- PUR [Закупки]
ERP --- INV [Склад]
ERP --- SAL [Продажи]
ERP --- MFG [Производство]
ERP --- HR [HR]
ERP --- LOG [Логистика]

(CRM) - Управление взаимоотношениями с клиентами

Система предназначена для сбора и анализа данных о клиентах, ведения истории взаимодействий и улучшения качества обслуживания.

Отличие ERP от CRM

ERP и CRM - это разные категории бизнес-программ.

ERP автоматизирует внутренние процессы компании: финансы, закупки, производство, управление персоналом и склад. Цель - оптимизация работы, снижение ручного труда, повышение прозрачности и управление ресурсами.

CRM ориентирована на взаимодействие с клиентами, продажи и маркетинг. Функции включают управление контактами, отслеживание сделок, планирование кампаний и ведение истории взаимодействия. Главная задача - улучшение качества обслуживания и продаж.

Сегодня эти системы интегрируются, объединяя данные о клиентах и заказах. Это позволяет эффективно планировать закупки и производство.

Для организации внутренних процессов лучше выбрать ERP, для работы с клиентами и продаж - CRM. Иногда внедряются обе системы.